关于进一步规范文秘办文工作的通知

洱政办发〔2011〕34号

洱源县人民政府办公室

关于进一步规范文秘办文工作的通知

各镇乡人民政府，县级国家行政机关各办局（司行社）：

公文是党政机关履行工作职责的重要工具，文秘办文工作是党政机关各项工作中的一个重要的环节，是履行好各自职责的一项基础性工作。近年来，县乡各级党政机关坚持严谨务实的办文作风，积极高效地做好办文工作，确保了全县各项工作的正常顺利开展。但是，在日常工作中，仍有部分单位对文秘办文工作重视不够，上报的公文、材料中仍然存在许多问题，集中体现为公文思路不清、表述欠妥、整体质量不高，排版、公文格式等适用不规范，文字标点错漏现象较为突出。这些问题的存在，损害了机关形象，影响了机关工作效率的提高。为了进一步规范机关办文工作，提高办文工作质量和效率，促进机关工作高效协调运转，特就进一步规范文秘办文工作作如下通知：

一、提高认识，加强领导，增强做好文秘办文工作的责任心

公文作为办理公务的基本手段，贯穿于机关各项职能活动的始终。办文工作是机关管理的重要组成部分，是机关实现管理职能的必要条件，它沟通机关之间的纵向与横向联系，沟通机关与广大群众之间的联系，办文工作的质量直接关系到行政效率的高低。同时，公文具有鲜明的政治性、法定的权威性、体式的规范性和法定的程序性，办文工作质量的高低，直接影响到文秘人员和党政机关的形象。因此，各镇乡、县级各单位要进一步提高对文秘办文工作重要性的认识，增强做好文秘办文工作的责任感和使命感，切实强化要求，加强管理，将本单位文秘办文工作提高到新的水平。单位主要领导要经常过问文秘办文情况，分管领导要对办文工作具体进行指导，要安排文秘人员进行必要的培训。文秘工作人员要切实增强办文工作的责任心，以严谨务实的作风认真做好办文工作。

二、转变作风，规范运转，全面提高文秘办文工作水平

各镇乡人民政府、县级各部门要从查找并纠正本镇乡、本部门在文秘办文工作中存在的问题入手，着力改变办文工作随意性大、办文工作质量不高等突出问题，以严谨高效的作风，坚持办文工作的各项规范，全面把办文工作提高到新的水平。为促进各镇乡、各部门办文工作统一、规范，特对公文的格式要素等作如下重申。

（一）公文的编排格式。公文由眉首、主体、版记三部分组成。公文用纸采用A4型纸，公文排版一般每面排22行，每行排28个字（3号字）。公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（二）公文的眉首格式。置于公文首页红色反线（宽度同版心）以上的各要素统称眉首。包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号，适用于机密、绝密公文，用阿拉伯数码顶格标识在公文版心左上角第1行。公文份数序号多用于国家机关大批下行的正式文件，其作用是便于统计、收发登记、对号查找、借阅收回。

2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文秘密程度的等级。秘密等级分为公开、国内、内部、秘密、机密、绝密六级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。划分为“特急公文”、“急办公文”和“常规公文”三个级别，它们又分别简称为“特急”、“急件”和“平件”。电报分为“特提”、“特急”、“加紧”、“平级”四级，县一级政府系统主要在传真电报上使用较多，其它文种上极少使用紧急程度。紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.发文机关标识。发文机关标识又称文件头。它由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 mm。对于上行公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm。发文机关标识用小标宋字体，用红色标识于眉首正中央。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22 mm×15 mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和该年份的发文序号组成，三者缺一不可。联合行文只标明主办机关发文字号。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4 mm处印一条与版心等宽的红色反线（间隔横线），作为眉首部分和主体部分的界线。

6.签发人。报送上级机关的公文，需标识签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4 mm。

（三）公文的主体格式。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。公文的主体格式由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注组成。

1.公文标题。公文标题要准确简要地概括出公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法律法规名称加书名号外，一般不用标点符号。一个完整的公文标题一般由发文机关名称、公文主题（事由）、文种名称三要素组成。位置居于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关。主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系顺序排列，因此，凡下级机关向上级机关报送的报告和请示，一般只主送一个机关，不要多头主送。普发性公文可主送两个以上的机关。主送机关的名称位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公告、通告等公布性公文，不写主送机关。计划、总结以及章程、办法等事务文书，也不写主送机关，可在报送或发表时另加一个通告或公函。

3.公文正文。正文是公文的主要部分。用3号仿宋字体标识。正文一般由开头、主体和结尾（或事由、事项和结尾）三部分组成。拟写正文要做到依法拟文、遵命写作、材料真实、主旨明确、内容单一。写好公文要吃透上情、了解下情、兼顾横向。具体有如下要求：要符合法律法规及相关规定的要求；层次清晰、条理清楚、文字通顺、篇幅简短、文字精练、观点明确；人名、地名、数字、引文准确，引用上级文件要标明文件名全称，并在其后加括号注明文件字号；公文中的数字字体等在同一公文中要保持一致；公文中应使用国家法定计量单位；用词准确、规范；请示一文一事，报告中不夹带请示事项。

4.附件。附件是用于说明公文正件所附的其他公文或材料。公文如有附件，在正文下方一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.xxxxxx”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间。成文时间就是形成公文的确切时间，位于附件的右下方，右空4字。成文时间必须用汉字写全年月日。“零”写为“Ο”。成文时间以负责人签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合行文，以会签日期或最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

6.公文生效标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖机关印章即可。法定行政公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均需加盖印章。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以弧压在成文时间上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，两个印章间互不相交或相切，相距不超过3 mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一行之下右空2字标识成文时间；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.附注。附注是指对公文中某些内容或有关事项的注释和说明。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行，主题词的上方。

（四）公文的版记格式。置于公文的主题词以下的各要素统称版记。公文的版记格式由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、版记中的反线等构成。

1.主题词。主题词又叫关键词，是指公文中最能概括其主体内容，最能说明问题，起关键作用的词语。主题词由反映文件主体内容的规范化名词或名词词组组成，作公文主题检索使用。“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。每份文件的主题词最少选用2个词（或词组），一般不超过5个，其中一个词专用于表示该文件的文种名称。标注顺序是先标注类别词，再标类属词。标注主题词一般从国务院办公厅制定的主题词表中选用，个别确属工作需要而主体词表中又未列入的词语，要在所标注的词（或词组）后面标注“Δ”。

2.抄送机关。抄送机关是指主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关。可使用全称或规范化简称、统称。抄送机关在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”二字，后标全角冒号。需回行时内容与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。同一性质或同一级别的机关之间的停顿用顿号，不同性质机关或不同级别机关之间的停顿用逗号，以示区别。一些事务公文，如简报、信息快报等，主送机关不在行文部分的正文前面，而是放在文尾的抄送机关处，用“报、送、发”标明。

3.印发机关和印发时间。印发机关一般都是发文机关的办公部门，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，左空1字用3号仿宋体字标识。印发时间是指印发机关印刷公文的起印日期，哪一天起印就标哪一天的日期。印发时间右空1字用阿拉伯数码标识。

4.版记反线和版记位置。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，版记要置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

（五）公文各层次用体用字规范。公文中第一层层次序数为“一、”，第一层小标题用3号黑体字标注；第二层层次序数为“（一）”，第二层小标题用3号楷体字标注；第三层层次序数为“1.”，第三层小标题用3号仿宋字标注；第四层层次序数为“（1）”，第四层小标题用3号仿宋字标注。公文中阿拉伯数字用3号Times new Roman标注。

三、完善制度，严格要求，确保文秘办文各项要求落到实处

完善的工作制度是确保各项措施全面落实的重要保障。各镇乡人民政府、县级各单位要进一步加强文秘办文制度建设，并不断强化对文秘办文工作的要求，推动文秘办文工作再上新的台阶。各镇乡人民政府、县级各单位要针对各自办文工作的实际情况，建立健全公文起草、审核、签发、用印、分发、传递、暂存、归档、保密等制度，全面规范办文工作，规范公文流转程序，做到每个环节上都有人负责；要针对办文工作整体质量不高的实际，制定文秘人员学习、培训计划，定期开展对文秘办文知识的学习；要建立健全单位内部的优秀文秘人员和优秀公文奖励制度，充分调动广大文秘人员的工作积极性；要严格执行公文错漏责任追究制，最大限度减少公文错漏情况的发生。为促进全县文秘办文工作水平的提高，从即日起，县人民政府办公室将对达不到要求的公文进行退文处理，并适时进行通报。

二○一一年五月十八日